Kenapa Konsep Bisnis Berbasis Informasi Sulit Diterapkan di UKM?

Usaha kecil menengah (UKM) merupakan tulang punggung perekonomian Indonesia. Menurut data Kementerian Koperasi dan UKM, jumlah UKM di Indonesia mencapai 64,2 juta unit pada tahun 2022.

UKM memiliki peran penting dalam menciptakan lapangan kerja, meningkatkan pendapatan masyarakat, dan mendorong pertumbuhan ekonomi. Namun, UKM juga menghadapi berbagai tantangan, salah satunya adalah sulitnya menerapkan konsep bisnis berbasis informasi.

Namun, penerapan konsep bisnis berbasis informasi di UKM masih belum optimal. Hal ini disebabkan oleh beberapa faktor, antara lain:

• Kultur yang belum mendukung

Kultur di UKM masih banyak yang tidak disiplin dalam melakukan pencatatan dan dokumentasi. Hal ini karena pencatatan dan dokumentasi seringkali dianggap sebagai hal yang tidak penting dan tidak berkaitan langsung dengan kegiatan operasional.

• Kurangnya kesadaran manajemen

Manajemen UKM seringkali tidak menyadari pentingnya penerapan konsep bisnis berbasis informasi. Mereka menganggap bahwa konsep ini hanya cocok untuk perusahaan besar dan membutuhkan biaya yang mahal.

• Kurang tersedianya sumber daya manusia yang kompeten

UKM seringkali tidak memiliki sumber daya manusia yang kompeten untuk menerapkan konsep bisnis berbasis informasi. Hal ini karena membutuhkan keterampilan dan pengetahuan yang khusus.

Penerapan konsep bisnis berbasis informasi akan menciptakan UKM yang tangguh dan lincah. UKM yang berbasis informasi akan lebih mudah untuk beradaptasi dengan perubahan, meningkatkan produktivitas, dan meningkatkan daya saing.

Berikut adalah beberapa contoh kasus perusahaan kecil di Amerika Serikat yang berhasil menerapkan budaya pencatatan dan dokumentasi di dalam seluruh proses bisnisnya oleh seluruh karyawan:

The Little Gym of San Francisco

The Little Gym of San Francisco adalah perusahaan penyedia layanan pendidikan anak usia dini. Perusahaan ini memiliki 10 cabang di wilayah San Francisco Bay Area.

The Little Gym of San Francisco menerapkan budaya pencatatan dan dokumentasi dalam seluruh proses bisnisnya, mulai dari proses rekrutmen, pelatihan karyawan, manajemen pelanggan, hingga manajemen keuangan.

Perusahaan ini memiliki sistem dokumentasi yang terpusat yang dapat diakses oleh seluruh karyawan. Sistem ini mencakup berbagai dokumen, seperti kebijakan perusahaan, prosedur kerja, dan laporan kinerja.

Penerapan budaya pencatatan dan dokumentasi ini telah memberikan beberapa manfaat bagi The Little Gym of San Francisco, antara lain:

• Meningkatkan efisiensi operasional
• Mempermudah pengambilan keputusan
• Meningkatkan kualitas layanan pelanggan
• Memperkuat budaya perusahaan

The Pop-Up Bakery

The Pop-Up Bakery adalah perusahaan pembuat kue yang berbasis di Portland, Oregon. Perusahaan ini memiliki 20 karyawan.

The Pop-Up Bakery menerapkan budaya pencatatan dan dokumentasi dalam seluruh proses bisnisnya, mulai dari proses produksi, manajemen inventaris, hingga manajemen keuangan.

Perusahaan ini memiliki sistem dokumentasi yang terintegrasi dengan sistem teknologi informasinya. Sistem ini mencakup berbagai dokumen, seperti resep kue, daftar bahan baku, dan laporan penjualan.

Penerapan budaya pencatatan dan dokumentasi ini telah memberikan beberapa manfaat bagi The Pop-Up Bakery, antara lain:

• Meningkatkan produktivitas
• Mempermudah pengendalian kualitas
• Meningkatkan efisiensi operasional
• Memperkuat budaya perusahaan

The Lawn Care Company

The Lawn Care Company adalah perusahaan penyedia layanan perawatan rumput dan taman. Perusahaan ini memiliki 50 karyawan.

The Lawn Care Company menerapkan budaya pencatatan dan dokumentasi dalam seluruh proses bisnisnya, mulai dari proses penjadwalan, manajemen pelanggan, hingga manajemen keuangan.

Perusahaan ini memiliki sistem dokumentasi yang berbasis cloud yang dapat diakses oleh seluruh karyawan. Sistem ini mencakup berbagai dokumen, seperti jadwal kerja, daftar pelanggan, dan laporan keuangan.

Penerapan budaya pencatatan dan dokumentasi ini telah memberikan beberapa manfaat bagi The Lawn Care Company, antara lain:

• Meningkatkan efisiensi operasional
• Mempermudah pengambilan keputusan
• Meningkatkan kepuasan pelanggan
• Memperkuat budaya perusahaan

Dari ketiga contoh kasus di atas, dapat disimpulkan bahwa penerapan budaya pencatatan dan dokumentasi dapat memberikan manfaat yang signifikan bagi perusahaan kecil. Manfaat tersebut antara lain:

1. Meningkatkan efisiensi operasional

Penerapan budaya pencatatan dan dokumentasi dapat membantu perusahaan untuk mengurangi duplikasi pekerjaan, meningkatkan kecepatan pengambilan keputusan, dan mengurangi biaya operasional.

2. Mempermudah pengambilan keputusan

Penerapan budaya pencatatan dan dokumentasi dapat memberikan informasi yang akurat dan komprehensif kepada manajemen untuk membuat keputusan yang lebih baik.

3. Meningkatkan kualitas layanan pelanggan

Penerapan budaya pencatatan dan dokumentasi dapat membantu perusahaan untuk memberikan layanan pelanggan yang lebih baik dan lebih konsisten.

4. Memperkuat budaya perusahaan

Penerapan budaya pencatatan dan dokumentasi dapat membantu perusahaan untuk menciptakan budaya kerja yang lebih transparan, bertanggung jawab, dan profesional.

Berikut adalah beberapa tips untuk menerapkan konsep bisnis berbasis informasi di UKM:

• Mulailah dari hal yang sederhana

UKM tidak perlu langsung menerapkan konsep bisnis berbasis informasi secara menyeluruh. Mulailah dari hal yang sederhana, seperti penggunaan perangkat lunak akuntansi atau sistem manajemen stok.

• Dapatkan dukungan dari manajemen

Dukungan dari manajemen sangat penting untuk keberhasilan penerapan konsep bisnis berbasis informasi. Manajemen perlu memberikan komitmen dan sumber daya yang diperlukan.

• Berikan pelatihan kepada karyawan

Karyawan perlu diberikan pelatihan untuk menggunakan sistem informasi yang baru. Pelatihan ini dapat diberikan oleh vendor sistem informasi atau pihak lain yang kompeten.

Dengan menerapkan tips-tips di atas, UKM dapat meningkatkan peluangnya untuk sukses dan berkembang.